In het privacyhandboek kan je alle informatie vinden die je zoekt over de AVG en privacy: Link: Privacyhandboek

Privacy in het dagelijks werk. Hoe gaat het?
In je dagelijkse leven heb je misschien al gemerkt wat er is veranderd door de invoering van de AVG, de privacy wetgeving. En hoe zit het met je werkomgeving? Iedereen binnen DZB Leiden voor wie de regelgeving relevant is, zou moeten weten wat belangrijke zaken zijn om rekening mee te houden. Maar omdat de kennis over AVG soms naar de achtergrond verdwijnt, willen we je graag wijzen op onderstaande punten.

Verwerking van privacy gegevens; tips!
MOET je iets weten, of WIL je het weten? Vraag jezelf dat altijd eerst af, en bewaar en geef alleen de privacy gegevens door die noodzakelijk zijn. Minder is beter. Bewaar alleen dat wat echt nodig is en niet meer.

Gesprekken in bedrijfsrestaurant
Natuurlijk is het prettig om in het bedrijfsrestaurant onder het genot van een lekker kopje koffie een gesprek te voeren. Met een collega of met een klant. Houd er rekening mee dat je gesprek vaak ongemerkt over privacy gevoelige onderwerpen gaat en hoorbaar is voor anderen. Zo willen we als bedrijf niet met onze klanten omgaan. Hou daar rekening mee en zoek een afgesloten ruimte voor deze gesprekken.

E-mail bijlagen meesturen
Inhoud met private zaken zeer selectief versturen:

• Beperk je tot alleen die personen welke volgens jou op de hoogte gesteld moeten worden.
• Niet de personen van wie je denk dat het wel makkelijk is als ze meelezen.
• Laat ze weg bij vervolg mailen.

Kopieën meesturen met documenten:

• Kopieën die privacy gevoelige informatie bevatten, alleen meesturen indien ze echt noodzakelijk zijn.
• Laat ze weg als ze alleen ter verduidelijking zijn.
• Voorbeeld: facturatie:  Een factuur bevat alle info. Bijlagen, zoals urenregistraties en/of salarisstroken op naam toevoegen is niet nodig.

Personeelsadministratie(PA)  –  informatie over collega’s
Alleen de PA verstrekt onder bepaalde omstandigheden informatie over adresgegevens en andere persoonlijke gegevens als telefoonnummers en e-mail adressen. Deze worden op verzoek gegeven indien relevant voor het doel.

• In geval van kaartje bij ziekte enz. zal de PA zorg dragen voor de bezorging en wordt het adres niet doorgegeven.
• Indien men zelf het adres heeft, betekent dit dat de persoon in kwestie dit ooit zelf gegeven heeft, dus geen probleem.
• Adressen doorgeven aan collega’s is eigen verantwoordelijkheid.