DZB staat voor het ontwikkelen van mensen, daarom voeren we hier een actief beleid op. Ga voor de gesprekkencyclus (ambtelijk personeel) naar Gesprekkencyclus – Handboek P&O DZB

Reglement: Functioneringsgesprekken

Het formulier voor functioneringsgesprekken is te vinden in Compas. Op personeelsniveau, ga je naar formulieren en kies je voor FOR002.

Vijf jaar in dienst Cao Sw
Medewerkers die langer dan vijf jaar in dienst zijn en ingedeeld zijn in de functionele salarisschaal, hebben ieder jaar een functioneringsgesprek. In geval van detacheren bepalen consulent en leidinggevende van de organisatie waar iemand is gedetacheerd welke systematiek, welke formulieren worden gebruikt

Wat houdt het in?
Functioneringsgesprekken zijn tweezijdige toekomstgerichte gesprekken met een medewerker, die worden gehouden met als doel de optimalisering van het werk. Voor de medewerker bieden functioneringsgesprekken de mogelijkheid om in een gelijkwaardig en open gesprek, te bespreken wat zijn/haar sterktes en zwaktes zijn. Hij/zij krijgt ook de mogelijkheid om een eigen indruk te geven van o.a. de ervaringen met betrekking tot de inhoud, het niveau, de kansen e.d. en wat nodig is om in het werk verbetering aan te brengen.

Voor de leidinggevende bieden functioneringsgesprekken eveneens de mogelijkheid om in gesprek met medewerkers te vragen wat men de sterktes en zwaktes vindt van de manier waarop leiding wordt gegeven, en waarop verbetering mogelijk is.

Hoe vaak?
Functioneringsgesprekken vinden regelmatig plaats, minimaal 1 keer per jaar. Tussen deze gesprekken door hebben leidinggevende en medewerker regelmatig contact. Een functioneringsgesprek is daarom nooit het enige moment waarop naar het functioneren van een medewerker wordt gekeken, maar wel het moment om specifiek aandacht te besteden aan het functioneren en om goede afspraken te maken.

De leidinggevende neemt het initiatief tot het gesprek en informeert de medewerker minstens twee weken van tevoren over datum, tijdstip en plaats.

Planning van gesprekken
Voor een nieuwe medewerker is het tijdstip van een functioneringsgesprek afhankelijk van de datum van indiensttreding. De periode waarover wordt terug gekeken met het oog op de toekomst, beslaat minimaal drie maanden. Daarna kunnen de functioneringsgesprekken op één vast tijdstip in het jaar plaatsvinden.

Een functioneringsgesprek vindt plaats ruim voor een beoordelingsgesprek. Een functioneringsgesprek kan niet leiden tot een beheersbeslissing, een beoordelingsgesprek wel.

Inhoud
In een functioneringsgesprek kan alles aan de orde komen. Te denken valt aan:

• De inhoud van het werk; resultaten en ontwikkeling van vakkennis
• De wijze waarop het werk wordt verricht; gedrag en optreden
• De omstandigheden waaronder het werk moet worden verricht (ook ARBO); te denken valt aan de sfeer op de afdeling, de werkplek en werkomgeving (bijvoorbeeld voorkomen van RSI), het welzijn: regelmogelijkheden van het werk, informatievoorziening en communicatie.
• Conclusies over de afspraken die tijdens het vorige functioneringsgesprek zijn gemaakt
• Opleidingen en vaardigheidstrainingen die in het kader van een juiste taakvervulling moeten worden ondernomen. Deze staan los van de afspraken in het kader van het Persoonlijk Ontwikkelingsgesprek
• De Loopbaanontwikkeling; het POP gesprek; kan ook in een afzonderlijk gesprek

Tips over afspraken
Naar aanleiding van een functioneringsgesprek worden afspraken gemaakt tussen medewerker en leidinggevende. Afspraken dienen voor beide partijen concreet en uitvoerbaar te zijn. Daarom is het zinvol om op het volgende te letten:

• de afspraak moet relevant zijn voor de medewerker en de leidinggevende en zijn/haar taak;
• de afspraak moet een meetbaar resultaat of inspanning (bijvoorbeeld het volgen van een cursus) betreffen of waarneembaar gedrag;
• de afspraak moet in de overeengekomen periode te realiseren zijn;

Over de afspraak moet overeenstemming bestaan tussen de medewerker en de leidinggevende. Naast wederzijdse afspraken kan de leidinggevende zaken opleggen, zoals op tijd komen.

Informant
Het kan zijn dat een medewerker (een deel van) zijn/haar werk verricht buiten het blikveld van de leidinggevende. Het is voor beide partijen dan moeilijk om duidelijk afspraken te maken. In zo’n geval kan een collega (of bestuurder) geraadpleegd worden die wel direct met de medewerker te maken heeft. Deze collega treedt dan op als informant. De leidinggevende brengt de medewerker op de hoogte dat een informant wordt geraadpleegd.

Afhankelijk van de functie kan de zogenaamde 360º feedback goede diensten bewijzen. Hierbij wordt aan collega’s gevraagd wat zij van betrokkene vinden, vaak met gebruik van een vaste vragenlijst. Meestal beperkt 360º feedback zich tot maximaal vijf personen. Dezen zijn ook als informanten te beschouwen.

Afhandeling en gespreksverslag
De leidinggevende vult het functioneringsformulier in. Leidinggevende en medewerker ondertekenen beiden het formulier voor akkoord als garantie voor een juiste weergave van de afspraken. De medewerker ontvangt een kopie voor eigen gebruik. Worden medewerker en leidinggevende het niet eens over de juiste weergave, dan vermeldt de leidinggevende dit op het formulier en vindt eenzijdige vaststelling door de leidinggevende plaats. Het origineel wordt maximaal 5 jaar door de HRM adviseur in het personeelsdossier geborgen.

Klik hier om uw eigen tekst toe te voegen