Laatst aangepast op 3 mei 2024 door Hans Schreuder
Bevoegdheden budgethouder
Een budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het betalen van goederen of diensten tot een maximum van het aan de budgethouder verleende mandaat mits passend binnen de kaders van de begroting. Indien een verplichting wel binnen de begroting past, maar niet binnen het mandaat, moet de bevoegd manager die wel voldoende mandaat heeft mee tekenen. Verplichtingen die de begroting te boven gaan, kunnen uitsluitend worden aangegaan met toestemming van het MT.
4-ogen principe en prestatielevering
Het 4-ogen principe houdt in dat een budgethouder een factuur niet mag goedkeuren (betalen) voordat een tweede persoon deze factuur heeft gecontroleerd. Een tweede persoon (controleur) controleert de inkoop aan de hand van vooraf gemaakte afspraken. Dit kan zijn aan de hand van een contract of offerte cq afspraken schriftelijk of per mail vastgelegd. Daarnaast dient de controleur de levering van goederen/diensten vast te stellen aan de hand van een bewijsstuk. Dit kan een bestel/aflever/werkbon zijn, een urenstaat of ander document waaruit blijkt dat product/dienst geleverd is.
Aanbestedingsbeleid:
Het aanbestedingsbeleid van de gemeente Leiden / Servicepunt71 is op alle voorgenomen inkopen van toepassing en beschrijft de uitgangspunten, doelstellingen en procedures die moeten worden gevolgd. De inkopende budgethouder dient allereerst de opdrachtwaarde in te schatten. Dit is de waarde van de opdracht over de volledige duur van de opdracht, inclusief eventuele (verwachte) verlengingen van de overeenkomst. BTW dient hierbij buiten beschouwing worden gelaten. Indien dezelfde leverancier meerdere keren te vergelijkbare goederen of diensten levert, dient de waarde over een periode van 48 maanden te worden berekend. De berekende opdrachtwaarde bepaalt vervolgens welke aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden. Daarbij gelden de volgende drempelbedragen.
| Enkelvoudig onderhands | Meervoudig onderhands | Openbaar of niet-openbaar | Europees | |
| Werk | € 0 – € 100.000 | tot € 1.500.000 | tot € 5.350.000 | vanaf € 5.358.000 |
| Levering | € 0 – € 50.000 | tot € 221.000 | tot € 221.000 | vanaf € 221.000 |
| Diensten | € 0 – € 50.000 | tot € 211.000 | tot € 221.000 | vanaf € 221.000 |
De categorie ‘Werk’ gaat vooral over grotere bouwopdrachten en zal bij DZB zelden binnen de begroting vallen. Indien de opdracht een duidelijke grens overschrijdt, dient de bijbehorende procedure te worden gevolgd. Deze procedure begint met aanmelding bij het servicepunt. Paul Wetselaar van de afdeling Middelen en Control begeleidt deze aanmelding.
Enkelvoudig aanbesteden
De opdracht tot levering van goederen of diensten tot een totaalbedrag van 50.000 euro wordt gegund aan één partij die op basis van objectieve criteria geselecteerd is om een offerte in te dienen. Indien deze partij al eerder in de afgelopen 48 maanden iets vergelijkbaars heeft geleverd dient dit bij de waarde te worden betrokken. Bij twijfel even de afdeling Middelen en Control raadplegen.
Meervoudig onderhands aanbesteden
Bij meervoudig onderhands aanbesteden nodigt de aanbestedende partij op basis van objectieve criteria een aantal (minimaal 3 en maximaal 5) gegadigden uit om een offerte in te dienen op basis van een beschrijvend document of bestek met daarin alle relevante informatie. Men dient te kunnen motiveren waarom specifiek deze ondernemingen zijn uitgenodigd om een offerte uit te brengen. De aanbestedende dienst gunt op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding of – mits gemotiveerd – op basis van laagste prijs en/of kosteneffectiviteit.
Europees aanbesteden
Wanneer aanbestedingsopdrachten van een overheid boven een bepaalde drempelwaarde komen (op dit moment 214.000 euro), is het volgens richtlijnen van de Europese Unie verplicht om deze uit te schrijven volgens een Europese aanbestedingsprocedure. Europese aanbestedingen verlopen altijd via de afdeling inkoop van het Servicepunt.
Inkoopvoorwaarden
De budgethouder moet bij het aangaan van de overeenkomst zelf expliciet verklaren dat de voorwaarden van de inkopende partij van toepassing zijn, anders gelden de voorwaarden van de leverancier. Indien hier met de leverancier discussie over ontstaat, raadpleeg de afdeling Middelen & Control.
zie verder Informatie over inkoop- en aanbestedingsbeleid (sharepoint.com)