Definitie:
Sociale media is een verzamelbegrip voor online platformen, waar de gebruikers – zonder of met minimale tussenkomst van een (professionele) redactie en/of moderatie – de inhoud verzorgen.

Belangrijkste kenmerken daarbij zijn interactie en dialoog tussen de gebruikers. Onder de noemer van sociale media vallen onder andere:

• Weblogs, zoals blogger.com;
• Microblogs, zoals Twitter en Whatsapp;
• Social networking, zoals Facebook, Google+, en LinkedIn (voor zakelijk gebruik);
• Videosites, zoals Youtube;
• Fora, verbonden aan media zoals kranten en tijdschriften, waar kan worden gereageerd op gepubliceerde artikelen;
• ‘One issue’-fora: fora over specifieke onderwerpen, en afgeleiden daarvan, zoals een bepaalde beroepsgroepen, hobby’s, kerkelijke gezindheid, maatschappelijke stroming,  vormen van zelfhulp, et cetera;
• Chat– en datingsites.

Risico’s
Het gebruik van sociale media brengt risico’s met zich mee:

• Een groot risico is de snelheid waarmee (on-)waarheden de wereld worden ingebracht.
• De berichtgeving is vrijwel eendimensionaal; berichten kunnen niet/nauwelijks worden genuanceerd door stemgebruik, gezichtsuitdrukking en/of gebaren van de verzender. Het gebruik van de zogenoemde emoticons voorziet daarin slechts ten dele.
• Vaak worden aliassen (‘nicknames’) gebruikt, waardoor de schrijvers van berichten niet traceerbaar zijn.
• Wat eenmaal op internet is geplaatst, laat zich slechts moeilijk of helemaal niet meer verwijderen.
• Ongepaste en privacygevoelige informatie over personen en/of organisaties wordt publiek gemaakt.
• Informatie kan in een andere context worden geplaatst dan door de schrijver bedoeld, met schade voor personen en/of organisaties als gevolg.
• Sociale media nodigen uit om commentaar – zowel positief als negatief – te leveren; de praktijk leert echter dat klagen veelal makkelijker lijkt te zijn dan complimenteren.
• Veel negatieve commentaren kunnen leiden tot een hetze, wat voor personen of organisaties tot reputatieverlies kan leiden.
• Mensen reageren doorgaans op wat ze (denken te) lezen; feiten worden nauwelijks gecheckt.
• Bij gebruik van sociale media op het werk bestaat de kans op het (ongewild) downloaden van malware door de gebruiker, waardoor computersystemen kunnen worden besmet en/of gehackt.

Richtlijnen gebruik sociale media
DZB heeft richtlijnen opgesteld, waarvan we verwachten dat je ze naleeft. De richtlijnen passen binnen het project ‘bejegening’: op een positieve en respectvolle wijze met elkaar omgaan.

Overigens is voor de medewerkers met een ambtelijk dienstverband in dit kader ook de richtlijn ‘Sociale media en de gemeente Leiden, versie 1 november 2013’ van toepassing (te downloaden via leiden.nl).

1. Hou je aan de gedragsregels van DZB
Iedere werknemer van DZB heeft de gedragscode ontvangen. Ook zijn huisregels opgesteld over welk gedrag wél en welk gedrag niet wordt geaccepteerd. Ook cliënten ontvangen de huisregels.

2. Ben verantwoordelijk
Denk goed na voordat je iets plaatst op sociale media. Google heeft een erg goed geheugen. Alles wat je plaatst is vindbaar en blijft waarschijnlijk altijd terug te zoeken. Realiseer je welke gevolgen je posts (kunnen) hebben voor jezelf, anderen en DZB.

Als je toch iets (publiek) post wat niet klopt, probeer dan de eerste te zijn om je eigen fout/misvatting te herstellen. Vermeld daarbij altijd dat jij degene bent die het bericht wijzigt.

3. Ben respectvol
Praat/schrijf met respect over DZB. Plaats geen bericht dat de naam van de organisatie beschadigt. Wees respectvol, beleefd en – als het over je werk gaat – professioneel. Respecteer de mening van anderen; ga op een fatsoenlijke manier de discussie aan. Houd je aan de feiten.

Plaats geen inhoud die onwaar, beledigend, bedreigend, kwetsend, misleidend, onzedelijk, oneervol, discriminerend, of op een andere manier verwerpelijk is. Laat je je daartoe toch een keer verleiden, erken je fout dan en herstel deze zo snel mogelijk.

4. Let op naamgebruik
Ook DZB heeft recht op zogenoemde eigenheid. Berichten van of namens DZB worden vóór plaatsing op internet altijd eerst op geschiktheid daarvoor beoordeeld door de directie van DZB en/of de afdeling Persvoorlichting van de gemeente Leiden.

Plaats dus nooit een bericht op internet alsof het afkomstig is van DZB en/of bedrijfsonderdelen daarvan. Zo zou de indruk gewekt kunnen worden dat daarmee een officiële mening van DZB wordt weergegeven.

5. Ben duidelijk
Laat altijd merken dat de berichten die je op internet plaatst, altijd jouw mening – en van niemand anders – weergeven.

6. Ben representatief
Als uit jouw berichten valt op te maken dat je – op welke manier dan ook – verbonden bent aan DZB, zorg dan dat je dat op een verantwoorde manier doet. Als werknemer ben je – hoe dan ook – te allen tijde het visitekaartje van DZB.