Een werknemer die langer dan vier aaneengesloten weken volledig een hogere functie waarneemt, ontvangt een toelage van 6% van zijn/haar loon (op basis van Cao SW). Deze toelage wordt met terugwerkende kracht vanaf de eerste dag van de waarneming verstrekt. De werkgever stelt, in het geval van een niet volledige waarneming, gelet op aard, omvang van de werkzaamheden, duur en de wijze van waarneming, een passende vergoeding vast.

Proces
Om een werknemer een waarnemingstoelage te geven, overlegt de leidinggevende altijd eerst een HRM adviseur. De leidinggevende stuurt vervolgens een mailtje aan de HRM adviseur om aan te geven:

• Om welke medewerker het gaat
• Wat de periode van waarneming was
• Wat het salaris van de desbetreffende medewerker is

De HRM adviseur regelt de toelage vervolgens met de personeelsadministratie.

Ambtenaren (Cao Gemeenten)
Een werknemer die tijdelijk een hoger gewaardeerde functie waarneemt, krijgt voor die periode een waarnemingstoelage. Dit geldt niet als de waarneming deel uitmaakt van de eigen functie. De waarnemingstoelage is bij volledige waarneming het verschil tussen het salaris van de werknemer en het salaris dat hij zou krijgen in de hogere functieschaal. Bij gedeeltelijke waarneming krijgt de werknemer een waarnemingstoelage naar rato. De waarnemingstoeslag wordt via Youforce aangevraagd door de leidinggevende.