Tips bij het opstellen van een Plan van aanpak De nummers corresponderen met de indeling van de formulieren van het UWV Lees de probleemanalyse goed door en gebruik daarnaast reeds bekende informatie en aanvullende informatie die in het plan van aanpakgesprek naar voren komt. Let op! Gebruik geen medische termen. Geen kwalen, ziektes e.d., maar […]

Een medewerker blijkt (tijdelijk) niet op zijn plek te zitten

Taken:

• De teamleider gaat met de medewerker in gesprek. Ze gaan samen uitzoeken wat wel een goede werkplek kan zijn.

De mogelijkheden in kaart brengen

De teamleider bespreekt mogelijke werkplekken met de medewerker en ze bekijken samen wat een goede nieuwe werkplek zou kunnen zijn.

Taken:

• Teamleider neemt telefonisch contact op met de teamleider van de ontvangende afdeling en vraagt of er plek is voor een eventuele plaatsing. Inhoudelijk wordt er nog geen informatie gedeeld.
• Werkcoach: kan advies geven als deze al betrokken was bij de medewerker.
• HRM adviseur: geeft advies.

Aanmeldformulier (klik hier om het formulier te openen)

De teamleider vult het aanmeldformulier in voor de aanmelding bij de andere afdeling.

Taken:

• Teamleider: vult het formulier naar waarheid in.
• Teamleider: maakt een afspraak met de betreffende afdeling om samen de casus te bespreken aan de hand van het aanmeldformulier. Dit is altijd een fysiek gesprek of digitaal via teams.

Mondeling overleg

De teamleiders bespreken naar aanleiding van het aanmeldformulier de casus van medewerker. Het is de bedoeling dat er een verdiepend gesprek plaatsvindt waarin van beide kanten uitleg wordt gegeven over de (on)mogelijkheden.

Taken:

• De teamleider plant een gesprek in en zorgt dat het digitale personeelsdossier de juiste en volledige informatie bevat. Denk aan: functioneringsgesprekken, gespreksnotities, officiële gespreksverslagen, waarschuwingsbrieven en het wet poortwachter dossier.  In het gesprek wordt een toelichting op (on)mogelijkheden van de medewerker.
• De ontvangende teamleider doet een verdiepende uitvraag op de casus van de medewerker.
• HRM-adviseur: geeft advies.

Beslissing ja/nee

Naar aanleiding van de informatie zal de ontvangende teamleider een beslissing nemen en een terugkoppeling geven of er een werkplek beschikbaar is voor deze medewerker.

Dit is het moment om een afspraak in te plannen (3-gesprek).
Taken:

• De ontvangende teamleider neemt een beslissing en kan deze onderbouwen. De beslissing wordt mondeling toegelicht.
• De teamleider plant een 3-gesprek. In dat gesprek worden afspraken gemaakt.
• HRM adviseur: geeft advies.

3-gesprek  

Een gesprek met de medewerker, de aanbiedende en de ontvangende teamleider.

Eventuele andere aanwezigen: Werkcoach, direct leidinggevende, persoonlijke ondersteuner van de medewerker.

Het gesprek is een kennismaking tussen de medewerker en de ontvangende teamleider. Ook in dit gesprek kan nog blijken dat de plaatsing niet door gaat. De medewerker krijgt een verslag van dit gesprek dat is gemaakt door een van de teamleiders.

Te bespreken punten:

• Kritische aandachtspunten bij deze plaatsing.
• De proefperiode (bij een permanente plaatsing).
• Startdatum (bij een tijdelijke plaatsing ook de einddatum), werkdagen en -tijden.
• Controleren gegevens (denk aan calamiteiten gegevens, telefoonnummers, mailadres)
• Evaluatiemomenten inplannen.
• Bij wie vraagt de medewerker verlof aan en bij wie meldt de medewerker zich ziek?
• Gaat het meteen om een volledige overplaatsing of is er eerst sprake van een afwijkende kostenplaats in Compas?

Escalatiecommissie

Wanneer het een teamleider niet lukt om een medewerker te handhaven op de eigen afdeling en het lukt ook niet om voor deze medewerker een andere passende afdeling te vinden, dan kan de teamleider bij de Escalatiecommissie terecht voor een onafhankelijk en bindend advies. Het doel is om de medewerker op de meest passende werkplek te krijgen.

De commissie bestaat uit:

-HRM adviseur of HRM coördinator
-Manager LWB; eventueel afvaardiging van een bedrijfsleider-Coördinator detacheringen

Taken van de commissie:

• Een compleet beeld krijgen van de medewerker en de situatie naar aanleiding van de informatie van de teamleider.
• Een passend en bindend advies geven aan de teamleider en de collega’s die deel uit (gaan) maken van het advies.
• Het proces blijven volgen totdat de medewerker succesvol is geplaatst.

Voorwaarden voor het aanleveren bij een commissie

De teamleider geeft een omschrijving van de redenen waarom voor deze medewerker herplaatsing noodzakelijk is. Daarnaast omschrijft de teamleider welke acties er al zijn ingezet om de situatie op te lossen zoals: de aanpassing aan de werkplek en in de aansturing, de inzet van Bedrijfsmaatschappelijk werk, Werkcoach en/of Bedrijfsarts en de afdelingen die al als mogelijkheid zijn onderzocht. Daarnaast is het digitale personeelsdossier compleet en up-to-date.