Word je benaderd door de pers?
Neem eerst contact op met een collega van Marcom. Zij zorgen voor verdere regie en afstemming met intern DZB, met directeur en met eventueel een woordvoerder wethouder; ga niet op eigen houtje aan de slag met een journalist; Eindverantwoordelijke is altijd de directeur of diens plaatsvervanger.

Bij het organiseren van evenementen dient een medewerker communicatie altijd  betrokken te worden. Uitingen naar buiten worden eerst voorgelegd aan hen. Zij coördineren afstemming richting directeur, MT en eventueel wethouder.

Externe publicaties (interviews, artikelen etc.) altijd in afstemming met afdeling M&C en op akkoord van het management.

DZB Procedure persberichten

• Persberichten worden in het MT aangekondigd door MT-leden;
• De medewerker communicatie voert de regie;
• De ‘lijn’ levert input voor het persbericht. Hierbij kan expertise van de medewerker communicatie worden gebruikt. Standaard Format: persbericht gebruiken. Vervolgens het concept aanleveren bij de Medewerker Communicatie;
• De medewerker communicatie zorgt dat het concept wordt voorgelegd aan MT en directeur.
• De medewerker communicatie zorgt tevens dat afdeling Persvoorlichting (persvoorlichting@leiden.nl) geïnformeerd wordt dat er persberichten aan komen, met cc aan woordvoerder wethouder;
• Na groen licht directeur, regelt de medewerker communicatie voor afstemming / akkoord met wethouder via woordvoerder wethouder;

Eindverantwoordelijke is de directeur DZB of zijn plaatsvervanger.

Deze gang van zaken is met name in geval van politieke verantwoordelijkheid. Bij bijvoorbeeld evenementen die wij organiseren, kan het voldoende zijn de wethouder te informeren door middel van een cc, met de mededeling dat het bijgevoegde persbericht door ons wordt uitgestuurd. De medewerker communicatie stemt dit af met MT.

• Indien akkoord wethouder, regelt de medewerker communicatie verzending aan afdeling Persvoorlichting met CC naar de lijn. Indien wethouder niet akkoord is, wordt er tussen de directeur of plaatsvervanger en wethouder afgestemd en het bericht aangepast;
• De medewerker communicatie  zorgt voor plaatsing van het bericht op de website van DZB en het intranet.

Evenementen
In principe wordt het persbericht waarin verslag wordt gedaan van een evenement zoveel mogelijk van te voren gemaakt, (aan de hand van het draaiboek). De laatste wijzigingen kunnen dan eenvoudig op de dag erna worden gemaakt en daarna kan een en ander worden opgestuurd naar persvoorlichting. Indien de wethouder een rol heeft moet dit in de tekst van het persbericht vooraf zijn vastgelegd. Het concept persbericht gaat dan ter goedkeuring mee met de ‘briefing wethouder’ (hiervoor is een apart formulier beschikbaar).