Gesprekkencyclus

Je kunt hieronder de formulieren downloaden.

Toelichting formulieren gesprekkencyclus

De formulieren zijn vooral bedoeld als een leidraad voor de gesprekken, maar kunnen ook gebruikt worden om de afspraken vast te leggen. Na afronding  kun je het formulier (of verslag in een andere vorm) in zijn geheel invoegen in Youforce in  het jaargesprek van de betreffende medewerker:

• Selecteer het hele document met Ctrl+A;
• Kopieer het document met Ctrl+C;
• Open het jaargesprek van de medewerker in youforce en plak het verslag met Ctrl+V onder ‘totaalbeeld’.  
• In youforce kan het document aangepast worden en via de knoppen [Bewaar], [Bewaar en ga verder], en [ signaal manager] van leidinggevende naar medewerker en vice versa gezonden worden.

De meeste kopjes van het formulier spreken voor zich, maar hieronder volgt een korte toelichting op de verschillende onderdelen.

Persoonlijke situatie

Benoem hier de zaken die invloed hebben of kunnen gaan hebben op het werk. Denk bijvoorbeeld aan gezondheid, thuissituatie, financiën etc. 

Werkdruk

Werkdruk is een persoonlijke ervaring en verschilt van persoon tot persoon, ook als de hoeveelheid werk gelijk is. We onderscheiden 3 situaties:

• Gezonde werkdruk: inspanning en ontspanning zijn in balans, de eisen van het werk zijn in balans met wat de medewerker aankan;
• Te lage werkdruk: als de medewerker te weinig werk heeft of van een te laag niveau. Is er te weinig uitdaging, dan bestaat er risico op een zogenaamde bore-out: uitval vanwege verveling.
• Te hoge werkdruk: balans tussen de werkbelasting en de belastbaarheid van de medewerker is verstoord. Dit hangt af van de belasting, bijvoorbeeld de hoeveelheid werk, het niveau van het werk, maar ook van drukte in het privéleven en van de draagkracht.

Hoe werkdruk wordt ervaren heeft te maken met belasting en belastbaarheid van een medewerker,  maar kan ook het gevolg zijn van te weinig faciliteiten om het werk goed uit te voeren,  persoonlijke omstandigheden, onvrede over het takenpakket, onvoldoende capaciteiten om de werkzaamheden goed uit te voeren etc.

Terugblik vorig jaar

Naast de vragen die hier gesteld worden, is hier ook ruimte om terug te blikken op andere zaken uit het vorige jaar die extra aandacht verdienen, zoals verzuim, gevolgde trainingen, uitgesproken ambities, etc.

Resultaatafspraken

Noteer hier wat er voor het komende jaar op de planning staan en met welke resultaten. Naast de taken en werkzaamheden die behoren bij de functie, kunnen dit ook extra taken zijn als projecten, het inwerken van collega’s etc.   

Ondersteuning voor het realiseren van de resultaatafspraken kan bestaan uit bijvoorbeeld (extra) tijd, training, extra overleggen etc.

Competenties

Competenties zijn een combinatie van kennis, vaardigheden en gedrag. Binnen DZB zijn 6 kerncompetenties vastgesteld waarover iedere medewerker (op een  niveau passend bij de functie), dient te beschikken.

Het niveau waarop de medewerker beschikt over de competenties kun je scoren van 1 t/m 4, net zoals dat voor de Strategische PersoneelsPlanning (SPP) later, tijdens het voortgangsgesprek wordt gevraagd. Zo kun je ook de ontwikkeling in de competenties zichtbaar maken.  

Ontwikkeling

Hier kun je bespreken waar de medewerker naar toe wil, wat nodig is om daar te komen en welke ondersteuning vanuit de organisatie en/of leidinggevende gevraagd wordt.  

Samenwerking

Hier kun je aangeven hoe de samenwerking op verschillende vlakken verloopt, wat er eventueel verbeterd kan worden en hoe.

Score strategische personeelsplanning (alleen in voortgangsgesprek)

De score die je de medewerker hebt gegeven op het formulier voor de strategische personeelsplanning, kun je hierover nemen, met eventueel een toelichting.

Afspraken en feedback Leidinggevende

Hier noteer hier de afspraken die gemaakt zijn voor het komende jaar, over de resultaten, maar ook over ambities, ontwikkeling, arbeidsomstandigheden etc. Probeer de afspraken zo concreet mogelijk te formuleren en waar mogelijk ook een planning op te nemen.