Proces investeringsbegroting & aanvraag

Voordat een investering kan worden gedaan is juiste besluitvorming belangrijk. Het proces van een investeringsaanvraag bestaat uit de volgende stappen.

  1. Opnemen van investering in het investeringsplan van het volgend jaar. Hierbij gaat het om een zo goed mogelijke inschatting van het bedrag van de investering. Het investeringsplan met daarin een globaal overzicht van alle voorziene investeringen wordt samen met de begroting vastgesteld.
  1. Begroting en investeringsplan worden aangeboden aan de OR. Met de OR wordt besproken welke (belangrijke) investeringen ter advies worden voorgelegd aan de OR. Kaders OR advies:
  • Overstijgt de hoogte van de investering de verhouding tot het reeds in de onderneming geïnvesteerde vermogen (het totaal aan bezittingen)?
  • Is de investering bedoeld voor uitbreiding van de bedrijfsactiviteiten?
  • Heeft het gevolgen voor medewerkers?
  • Behoort het tot ‘niet alledaagse’ zaken?
  1. Uitwerken van de investering in een Format business Case (indien nodig) en een formulier investeringsaanvraag. Op het DZB intranet zijn een voorbeeld van een businesscase en het formulier voor de investeringsaanvraag te vinden. Check hierbij:
  • of je de investering moet aanbesteden. Schakel evt. voor advies daarover een collega in van Middelen & Control of van de afdeling Inkoop. Meer informatie over inkoopbeleid van de gemeente is te vinden op Intranet: Informatie over inkoop- en aanbestedingsbeleid (sharepoint.com)
  • of de investering ter advies wordt voorgelegd bij de OR. Houd er rekening mee dat het extra tijd kost als de OR om advies wordt gevraagd.
  • of er sprake is van een vervangingsinvestering. In dat geval is een uitgebreide businesscase niet nodig. Geef bij een vervangingsinvestering aan wat de beste vervanging is en onderbouw:
    • wat de kosten zijn
    • met welke prognose je de investering aangaat
    • op welke termijn je de investering terugverdient en wat de afschrijvingstermijn is.
  1. (Voorlopig) besluit in het MT. Biedt het formulier investeringsaanvraag, de businesscase samen met het Aanbiedingsformulier MT aan bij het secretariaat. Zorg dat alles zo volledig mogelijk is ingevuld. Als geen OR advies nodig is, kan het MT direct een besluit nemen. Wanneer OR advies nodig is neemt het MT eerst een voorlopig besluit (zie stap 5). Na ontvangst van het OR-advies volgt definitief besluit.
  1. Bestuurder stuurt een adviesaanvraag naar de OR. De OR wordt gevraagd een advies te geven over het voorlopig besluit. De adviesaanvraag wordt samen met de investeringsaanvraag en de businesscase naar de OR gestuurd. Evt. kan een mondelinge toelichting worden gegeven aan de OR.

 

  1. OR neemt de adviesaanvraag in behandeling en brengt advies uit. Evt. kan tijdens een OR-vergadering de investering worden toegelicht.
  1. MT neemt definitief besluit over de investering. Advies van de OR wordt meegenomen in het besluit.